Unit support officer MATCH

Als Europees toponderzoekscentrum zet VITO met 1300 medewerkers wetenschappelijke inzichten om in baanbrekende technologische innovaties, AI-oplossingen en beleidsadvies. Dat doen we met één objectief: onze wereld een toekomst geven om naar uit te kijken.

VITO is dé science-to-technology partner voor bedrijven, overheden en de samenleving in duurzaamheidstransitie. We hebben onze onderzoeksactiviteiten toegespitst op drie domeinen, waarin we maximale impact willen realiseren in Vlaanderen, Europa en de wereld: een regeneratieve economie, een gezonde leefomgeving en veerkrachtige ecosystemen.

Om onze groeiende ploeg medewerkers binnen VITO nog beter te ontzorgen en onze interne processen verder te professionaliseren, zoeken we een bijkomende administratief medewerker om het team en de organisatie te versterken.

Als Unit Support Officer bied je brede ondersteuning aan de collega’s van de unit MATCH.

Een greep uit je verantwoordelijkheden:

• Documentbeheer en organisatie:

  • Verzorgen van rapporten en documenten (lay-out, klassement, archivering).

  • Beheren van de agenda’s van het managementteam.

  • Verantwoordelijk voor het organiseren en logistiek opvolgen van vergaderingen, dienstreizen en events (meetings, opleidingen, inschrijvingen).

• Ondersteuning van interne processen:

  • Verantwoordelijk voor het coördineren en opvolgen van acties binnen de unit.

  • Verantwoordelijk voor het voorbereiden van audits, managementreviews en projectevaluaties (QCP-ondersteuning).

  • Beheren van de mailbox SEC-MATCH.

  • Ondersteunen van nieuwe medewerkers bij hun onboarding (consultants, payrollmedewerkers, PhD’s, studenten).

• Personeels- en financieel beheer:

  • Opvolgen van personeelsadministratie (Syncore, gezondheidsfiches, Empower).

  • Invoeren en opvolgen van bestellingen (leveringen, TOF).

  • Beheren van kosten gerelateerd aan creditcards.

• Communicatie en verslaggeving:

  • Opstellen van presentaties en ondersteunende documenten.

  • Verantwoordelijk voor het organiseren van teamdagen.

  • Bijwonen van vergaderingen en opmaken van notulen.

  • Opvolgen van WO-dossiers (wetenschappelijk onderzoek) en patenten.

• Procesverbetering en kennisdeling:

  • Verantwoordelijk voor uittekenen, implementeren en opvolgen/verbeteren van unitprocessen mbt verantwoordelijkheden van de functie, vb unitbreed proces bestellingen, unitbreed studentenadmin, …

  • Mee introduceren en verbeteren van administratieve processen binnen de unit.

  • Verantwoordelijk voor organiseren van toolboxsessies en interne opleidingen voor collega's en partners.

  • Verantwoordelijk voor kennisborging van processen. Op de hoogte blijven van veranderingen en nieuwe inzichten via webinars en infomomenten.

• Coaching:

  • Begeleiden van minder ervaren collega’s binnen het unit support team.

Je werkt nauw samen met collega’s binnen het PMO, de centrale ondersteunende diensten en rapporteert rechtstreeks aan de PMO Teamlead.

• Je beschikt over een bachelor diploma (of gelijkwaaridg door ervaring) en hebt bij voorkeur ervaring in een administratieve rol binnen een projectomgeving.

• Sociaal, klantgericht, nauwkeurig en resultaatgericht zijn eigenschappen die jou typeren.

• Je blijft rustig onder druk en past je vlot aan bij veranderingen.

• Ervaring met ERP-systemen is een pluspunt.

• Je bent een flexibele teamspeler die zelfstandig de veelheid aan diverse opdrachten tot een goed einde brengt.

• Je hebt een uitstekende kennis van MS Office.

• Je communiceert vlot in het Nederlands en Engels, zowel schriftelijk als mondeling.

• Je werkt volledig autonoom, hierbij rekening houdend met algemene procedures & richtlijnen.

• Gezien de functieklasse en de breedte van het takenpakket zoeken wij voor deze rol een kandidaat met aantoonbare ervaring in administratieve ondersteuning binnen een complexe context. De functie vereist sterke organisatorische vaardigheden, nauwkeurigheid, zelfstandigheid en een dienstverlenende ingesteldheid. Omwille van de noodzakelijke directe inzetbaarheid, richten wij ons specifiek op profielen met bewezen competenties in gelijkaardige, breed ondersteunende functies.

Ons aanbod

• We werken binnen VITO 'activiteiten gebaseerd'. Werklocatie in geval van fysieke aanwezigheid is Mol. 

• Een aantrekkelijk salarispakket aangevuld met extralegale voordelen zoals vergoedingen, verzekeringen en een modulair pakket aan vakantiedagen.

• Innovatie is onze kernwaarde, we geven onze medewerkers de kans om zich bij te scholen en bij te blijven binnen hun vakgebied, meer nog; we verwachten dit

• De mogelijkheid om deel uit te maken van een organisatie met een internationale reputatie, die bekend staat om haar geavanceerde technologische onderzoek en wetenschappelijk advies.