Executive Support Officer

Over VITO  

VITO is een toonaangevende Europese onderzoeksorganisatie die onafhankelijk, toegepast technologisch onderzoek verricht met als doel een positieve impact te realiseren voor een samenleving in transitie. Vanuit wetenschappelijke expertise, infrastructuur en digitale toepassingen werken we samen met overheden, industrie en kennispartners om oplossingen te ontwikkelen binnen drie impactdomeinen: grondstoffen, klimaat en leefomgeving.  

Doel van de functie 

De Executive Associate ondersteunt de CEO bij het beheren van prioriteiten, het voorbereiden van strategische besprekingen en het waarborgen van een vlotte werking van het kantoor van de CEO. 

De functie combineert elementen van executive support, coördinatie en inhoudelijke voorbereiding. De Executive Associate werkt nauw samen met de Management Assistant en met het leadership team om ervoor te zorgen dat de agenda, vergaderingen en engagements van de CEO goed voorbereid zijn en afgestemd zijn op de strategische prioriteiten van de organisatie. 

De rol fungeert ook als back-up voor de Management Assistant, zodat de continuïteit in het beheer van de agenda en logistiek van de CEO verzekerd is wanneer dat nodig is. 

Belangrijkste verantwoordelijkheden 

1. Overzicht en voorbereiding van de CEO-agenda 

• Toezien op de voorbereiding van de agenda van de CEO zodat deze afgestemd is op strategische prioriteiten. 

• Zorgen dat vergaderingen goed voorbereid zijn met duidelijke doelstellingen, briefingdocumenten en achtergrondinformatie. 

• Afstemmen met interne teams en externe contacten om input te verzamelen en ervoor te zorgen dat belangrijke meetings goed voorbereid zijn. 

• Zorgen dat de CEO goed gebriefd is voor belangrijke engagements en beslissingsmomenten. 

2. Voorbereiding en opvolging van executive meetings en events 

• Voorbereiden van agenda’s, briefing notes en achtergronddocumenten voor executive en strategische meetings. 

• Ondersteunen bij de voorbereiding van leadership meetings, board meetings en strategische sessies. 

• Bijdragen aan presentaties, rapporten en briefingdocumenten. 

• Faciliteren van de informatiestroom tussen de CEO en interne stakeholders. 

• Opvolgen van actiepunten en afstemmen met betrokken teams om implementatie te verzekeren. 

• Nauw samenwerken met International Office en het Marcom team bij de voorbereiding van presentaties, events en bezoeken. 

3. Coördinatie van het CEO-kantoor 

• Nauw samenwerken met de Management Assistant om een vlotte werking van het CEO-kantoor te verzekeren. 

• Toezien op een goede voorbereiding van vergaderlogistiek, reizen en high-level events. 

• Back-up bieden voor de Management Assistant bij het beheer van de agenda en engagements van de CEO wanneer nodig. 

• Bijdragen aan een efficiënte organisatie van het CEO office. 

4. Stakeholdercoördinatie 

• Fungeren als coördinatiepunt tussen het CEO-kantoor en interne teams. 

• Bijhouden van de mailbox en dispatchen van mails / aanvragen voor deelname aan events. Zorgen voor het juiste niveau van representatie op het juiste event. 

• Ondersteunen bij de voorbereiding van externe engagements en partnermeetings. 

• Bijdragen aan heldere en tijdige communicatie met belangrijke stakeholders. 

• Master- of bachelordiploma in een relevante richting (bv. Business Administration, Toegepaste Economische Wetenschappen, Management of gelijkaardig).  

• Minstens 8 jaar ervaring in een rol met sterke exposure aan senior management, stakeholdermanagement of strategische coördinatie.  

• Ervaring in een internationale omgeving en een goed begrip van het Vlaamse en Europese innovatie-ecosysteem.  

• Sterk organisatorisch vermogen en ervaring in het coördineren van complexe dossiers met verschillende stakeholders.  

• Ervaring met stakeholdermanagement en het onderhouden van relaties met diverse externe partners.  

• Ervaring binnen een kennisorganisatie of innovatieomgeving is een pluspunt.  

Vaardigheden 

• Sterke organisatorische en coördinerende vaardigheden, zeer punctueel. 

• Proactieve, autonome en zelfsturende werkhouding met het inzicht om zelfstandig te handelen en waar nodig tijdig terug te koppelen, gecombineerd met de nodige flexibiliteit. 

• Comfortabel met zowel operationele als strategische onderwerpen. 

• Vermogen om complexe informatie te synthetiseren tot heldere briefings. 

• Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels, zowel schriftelijk als mondeling.  

• Sterke stakeholdermanagement- en samenwerkingsvaardigheden. 

• Integer, discreet en diplomatisch in de omgang met diverse stakeholders. 

• Oplossingsgerichte mind-set met een hoge mate van professionaliteit en leergierigheid.  

• Nauwkeurig met oog voor detail en een punctuele manier van werken. 

• In staat om te functioneren in een dynamische executive omgeving. 

• Sterk gevoel voor verantwoordelijkheid en eigenaarschap. 

Wat succes betekent in deze rol 

Succes in deze rol betekent dat de CEO goed voorbereid is voor belangrijke engagements, dat vergaderingen en discussies gestructureerd en productief verlopen, en dat het kantoor van de CEO efficiënt en professioneel functioneert. 

De Executive Associate is een betrouwbare partner in het voorbereiden van beslissingen, het coördineren van opvolging en het bewaken van een goed georganiseerde executive agenda. 

Aanbod  

• Een uitdagende functie binnen een innovatieve onderzoeksorganisatie met internationale reputatie.  

• De mogelijkheid om nauw samen te werken met de CEO en het directieteam en bij te dragen aan de strategische positionering van VITO.  

• Een competitief salarispakket met verschillende extralegale voordelen en een flexibel vakantiesysteem.  

• Een werkomgeving waar professionele ontwikkeling en samenwerking centraal staan.  

• Werken op kantoor kan gecombineerd worden met mogelijkheden tot thuiswerk.