Event Coördinator

Over VITO

VITO is een toonaangevende Europese onderzoeksorganisatie die onafhankelijk, toegepast technologisch onderzoek verricht met als doel een positieve impact te realiseren voor een samenleving in transitie. Vanuit wetenschappelijke expertise, infrastructuur en digitale toepassingen werken we samen met overheden, industrie en kennispartners om oplossingen te ontwikkelen binnen drie impactdomeinen: grondstoffen, klimaat en leefomgeving.

We zijn op zoek naar een gedreven Eventcoördinator, verantwoordelijk voor de praktische organisatie van VITO's interne en externe evenementen. Je ontwikkelt en implementeert een samenhangende eventstrategie die onze strategische doelstellingen versterkt en de merkimpact van VITO vergroot. Samen met de collega’s coördineer je alle evenementen die VITO organiseert of waaraan VITO deelneemt. In deze rol werk je nauw samen met interne teams en externe partners, om elk evenement strategisch af te stemmen, uitstekend uit te voeren en effectief te maken.

Je belangrijkste verantwoordelijkheden:

• Ontwikkeling van eventstrategie: Optimaliseer de eventstrategie voor VITO, afgestemd op de organisatiebehoeften, met duidelijke richtlijnen en doelstellingen voor alle evenementen.

• Coördinatie van het volledige eventproces: Beheer het hele proces, van conceptontwikkeling tot KPI-monitoring en evaluatie na afloop. Je durft prioriteiten stellen en keuzes maken op basis van impact (ROI).

• Samenwerking met partners: Werk nauw samen met interne afdelingen en externe partners om de doelstellingen van evenementen te behalen en een soepele uitvoering te garanderen.

• (Pro)actieve houding: Hoewel je vooral coördinerend optreedt tussen verschillende partners en teams, steek je ook zelf de handen uit de mouwen.

• Primair aanspreekpunt voor organiserende partners: Draag verantwoordelijkheid als aanspreekpunt voor externe organiserende partners wanneer VITO deelneemt aan een evenement.

• Ondersteuning voor onderzoekers: Zorg voor een gestandaardiseerd eventpakket voor onderzoekers die deelnemen aan externe evenementen of beurzen, om een consistente presentatie van het VITO-merk te waarborgen.

• Budget beheren: Als coördinator waak je mee over de budgetten voor evenementen, zie je waar er mogelijkheden zijn tot optimalisaties en waak je over de gemaakte afspraken met partners.

• Mentorschap: Als coördinator van het event team mentor je een event collega die samen met jou de organisatie van alle VITO events op zich zullen nemen.

• Rapportage: Je rapporteert aan de marcom verantwoordelijke en werkt samen met het bredere marcom team.

Wat verwachten we van jou?

• Minimum 5 jaar ervaring in eventcoördinatie of eventmanagement, bij voorkeur binnen een technische of wetenschappelijke B2B- of B2G-omgeving.

• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om meerdere projecten tegelijk te beheren.

• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, met een talent voor het opbouwen van relaties.

• Je werkt in een (intern)nationale organisatie en omgeving. Je kan je vlot uitdrukken in het Nederlands en Engels.

• Ervaring met KPI-tracking en evaluatie van event-ROI.

• Vermogen om effectief samen te werken met cross-functionele teams en externe stakeholders.

• Wij werken met MS Dynamics als CRM- en Eventtool. Kennis hiervan is een pluspunt.

Ons aanbod

• Een aantrekkelijk salarispakket aangevuld met extralegale voordelen zoals vergoedingen, verzekeringen en een moduleerbaar pakket aan vakantiedagen.

• Geen enkele dag is hetzelfde. Je zal instaan voor verschillende types events (VIP bezoeken, beurzen, conferenties, stakeholder events)

• Wij werken ‘activity based’, onze activiteiten brengen ons naar onze locatie. Ons hoofdkantoor is in Mol, waar ook onze connectdagen doorgaan. Hybride/Deeltijds werken vanuit huis of een satellietkantoor in Antwerpen-Berchem, Gent, Genk of Oostende is mogelijk.

• Een grote vrijheid en flexibiliteit in je job die je in staat stellen om een mooie work-life balans te bekomen.

• Innovatie is onze kernwaarde. We geven onze medewerkers de kans om zich bij te scholen en bij te blijven binnen hun vakgebied. Meer nog, we verwachten dit.

• Je zal deel uitmaken van een organisatie met een internationale reputatie, bekend om haar geavanceerd technologisch onderzoek en wetenschappelijke consultancy.