Project & Sales Support Officer

This position requires proficiency in Dutch; therefore, there is no English vacancy available

Om onze groeiende ploeg medewerkers binnen VITO te Mol nog beter te ontzorgen en onze interne processen verder te professionaliseren, zoeken we een bijkomende Project & Sales Support Officer.

Jouw verantwoordelijkheden

PMO centrale administratieve coördinatie van projectwerving

• Je beheert de volledige administratieve flow van offertes, projectaanvragen en openbare aanbestedingen.

• Je voert een gedetailleerde screening uit van tenderdocumenten en onderzoeksoproepen op administratieve vereisten en deadlines.

• Je verzamelt en controleert partner en subcontractorgegevens en ziet toe op correcte vormvereisten.

• Je werkt nauw samen met Contract Office en Legal om conforme indiening te garanderen.

• Je registreert en beheert alle informatie in ERP en CRM volgens PMO standaarden.

• Je bewaakt overzicht, prioriteiten en tijdslijnen, en ondersteunt bij de rapportering over lopende wervingstrajecten.

Ondersteuning van projectmanagers bij start en uitvoering

• Je biedt ondersteunende administratieve begeleiding voor complexe projecten (partners, contracten, internationale context, financieringsstructuren).

• Je coördineert administratieve en budgettaire rapportering in lijn met PMO methodieken.

• Je ondersteunt projectmanagers bij het invoeren, aanpassen en bewaken van projectbudgetten in ERP.

• Je volgt juridische administratieve elementen op (NDA’s, subcontractors, consortium agreements) volgens interne PMO procedures.

• Je zorgt voor up to date projectdocumentatie en correcte registratie in projecttools.

• Je helpt de project governance bewaken via opvolging van deliverables, mijlpalen, deadlines en afwijkingen.

Administratieve schakel tussen PMO, centrale diensten en partners

• Je fungeert als administratief aanspreekpunt voor klanten en partners in lopende projecttrajecten.

• Je ondersteunt de administratieve afstemming met Europese instellingen en externe partners.

• Je zorgt voor duidelijke en consequente communicatie over documenten, voorwaarden, deadlines en rapporteringsvereisten.

4. Commerciële & sales administratie

• Het voorbereiden van kleinere commerciële voorstellen.

• Het registreren van offertes en orders in ERP.

• Het bewaken van de administratieve salesflow.

Je rapporteert aan onze PMO teamlead en hebt regelmatige afstemming met je PMO collega’s en de projectenmanagers en business developers binnen de unit. Tevens ben je in nauw overleg met onze VITO centrale ondersteunende diensten (contractadministratie, legale, etc.).

• Nauwkeurigheid en resultaatsgerichtheid zijn eigenschappen die jou goed omschrijven.

• Je bent stressbestending en weet je vlot aan te passen in een wijzigende context.

• Je hebt een bachelor diploma en hebt bij voorkeur ervaring in een administratieve en/of commerciële functie in een projectomgeving.

• Ervaring met ERP en CRM systemen is een pluspunt.

• Ervaring met publieke aanbestedingen is een plus.

• Je bent een flexibele teamspeler die ook zelfstandig opdrachten tot een goed einde weet te brengen.

• Je hebt een zeer goede kennis van het MS Office-pakket.

• Je bent communicatief en spreekt en schrijft vloeiend Nederlands en Engels.

Offer

• We werken binnen VITO 'activiteiten gebaseerd'. Werklocatie in geval van fysieke aanwezigheid is Mol. Hybride werken en/of werken in een ander VITO kantoor in Antwerpen-Berchem, Genk, Gent, Oostende, Kortrijk of Leuven is mogelijk.

• Een aantrekkelijk salarispakket aangevuld met extralegale voordelen zoals vergoedingen, verzekeringen en een moduleerbaar pakket aan vakantiedagen.

• Innovatie is onze kernwaarde, we geven onze medewerkers de kans om zich bij te scholen en bij te blijven binnen hun vakgebied, meer nog; we verwachten dit.

• De mogelijkheid om deel uit te maken van een organisatie met een internationale reputatie, die bekend staat om haar geavanceerde technologische onderzoek en wetenschappelijk advies.