PMO Digital First

PMO Digital First

VITO is een toonaangevende Europese onderzoeksorganisatie die onafhankelijk, toegepast technologisch onderzoek verricht met als doel een positieve impact te realiseren voor een samenleving in transitie. Vanuit wetenschappelijke expertise, infrastructuur en digitale toepassingen werken we samen met overheden, industrie en kennispartners aan oplossingen binnen drie impactdomeinen: grondstoffen, klimaat en leefomgeving.

Digitalisering en AI bieden daarbij steeds nieuwe mogelijkheden, zowel om onze onderzoeksactiviteiten te versterken als om onze eigen organisatie slimmer en effectiever te maken. Binnen onze onderzoek omgevingen, labo’s en ondersteunende diensten lopen vandaag al verschillende digitale en AI-gedreven initiatieven. Met het strategische programma Digital First willen we deze ontwikkeling versnellen, meer samenhang creëren en nieuwe opportuniteiten gericht vertalen naar concrete businesswaarde.

Om Digital First verder vorm te geven en organisatie breed te realiseren, creëren we een volledig nieuwe functie binnen VITO: PMO Digital First. Vanuit het IMPACT-team krijg je de kans om het programma verder uit te bouwen en strategie, technologie, processen en mensen met elkaar te verbinden. Je brengt initiatieven en stakeholders samen, helpt prioriteiten bepalen en zorgt ervoor dat digitale en AI-gedreven ambities worden omgezet in duurzame verandering en meetbare impact.

Doel van de functie

Als PMO Digital First ben je verantwoordelijk voor de integrale sturing, coördinatie en realisatie van het strategische programma Digital First binnen VITO. Je zorgt ervoor dat digitale en AI-transformatie-initiatieven op een samenhangende, resultaatgerichte en business gedreven manier worden uitgevoerd en daadwerkelijk bijdragen aan de strategische doelstellingen van VITO.

Daarbij vorm je de brug tussen de business, Digital & Data, ICT, Human Capital en de corporate diensten. Je brengt samenhang en richting door te zorgen voor een duidelijke roadmap, governance, prioriteitsstelling, rapportering en change management.

Tegelijk stimuleer en ondersteun je business owners en de digital & data teams bij het identificeren, prioriteren en realiseren van digitale en AI-gedreven verbeterinitiatieven. Je neemt daarbij een faciliterende en verbindende rol op, terwijl het inhoudelijke ownership en de verantwoordelijkheid voor de implementatie bij de Digital & Data teams en de business zelf blijven.

Het programma Digital First richt zich onder meer op:

• het ontwikkelen van concrete AI-gedreven toepassingen en nieuwe businessmodellen binnen de onderzoek omgevingen;

• digitale en AI-gedreven procesverbetering, zowel binnen de ondersteunende processen van de R&D-omgeving en de labo’s als binnen de corporate services;

• het stimuleren van AI-adoptie en de ontwikkeling van digitale competenties binnen de organisatie;

• het opzetten van duidelijke kaders rond data governance, GDPR en AI-ethiek;

• het verzekeren van een solide infrastructuur en performante dataplatformen, met voldoende vrijheidsgraden voor onderzoekers om te experimenteren en innoveren.

Jouw verantwoordelijkheden

1. Strategisch programmamanagement

• Je vertaalt de VITO-strategie naar een meerjarig Digital First-programma. Daarbij bouw je verder op bestaande initiatieven en zorg je ervoor dat deze de nodige omkadering krijgen en duurzaam in de organisatie worden ingebed.

• Je ontwikkelt en onderhoudt de programma roadmap en zorgt voor duidelijke prioriteiten en fasering.

• Je identificeert, prioriteert en volgt strategische initiatieven en quick wins op, vanuit een agile aanpak.

• Je bewaakt de samenhang tussen programma’s, projecten en veranderinitiatieven.

• Je volgt de verschillende trajecten op, stuurt bij waar nodig en draagt actief bij aan een succesvolle realisatie.

• Je rapporteert aan stuurgroepen, het directieteam en sponsors over voortgang, risico’s en gerealiseerde of verwachte businessimpact.

2. Governance & besluitvorming

• Je organiseert en faciliteert de governance van Digital First en zorgt voor heldere rollen, verantwoordelijkheden en besluitvormingsprocessen.

• Je bereidt beslissingen voor de stuurgroep en het management voor en zorgt ervoor dat de nodige informatie beschikbaar is om onderbouwde keuzes te maken.

• Je ontwikkelt een uniforme aanpak voor businesscases, prioritering en benefits management.

• Je bewaakt afhankelijkheden tussen projecten en programma’s en maakt mogelijke knelpunten tijdig zichtbaar.

3. Business transformatie

• Je werkt nauw samen met business owners en proceseigenaars en ondersteunt hen bij het realiseren van digitale en AI-gedreven verbeteringen.

• Je inspireert de organisatie met nieuwe ideeën en mogelijkheden en helpt deze te concretiseren, zelf of door de juiste expertise uit je interne en externe netwerk samen te brengen.

• Je identificeert binnen alle geledingen van VITO kansen voor digitale innovatie, AI en procesverbetering.

• Je faciliteert workshops rond businessprocessen, digitalisering, data en AI en helpt kansen te vertalen naar concrete initiatieven.

• Je ondersteunt de implementatie en verankering van nieuwe manieren van werken.

• Je brengt de Digital & Data teams en de business owners samen en stimuleert hen om vanuit hun eigen verantwoordelijkheid de businesstransformatie vorm te geven en te realiseren.

4. Change management & adoptie

• Je werkt een communicatie- en adoptiestrategie uit die de implementatie van Digital First ondersteunt.

• Je bouwt mee aan draagvlak voor digitale transformatie bij zowel management als medewerkers.

• Je zet een netwerk van Digital Champions binnen de organisatie op en ondersteunt dit netwerk in zijn rol.

• Je stimuleert de ontwikkeling van digitale, data- en AI-competenties binnen VITO.

• Je brengt de Digital & Data-teams en business owners samen en stimuleert hen om vanuit hun eigen verantwoordelijkheid het change management en de adoptie van het Digital First-programma actief mee vorm te geven en te realiseren.

5. Portfolio- en projectsturing

• Je bewaakt het overzicht over de volledige Digital First-projectportfolio en zorgt voor samenhang en transparantie.

• Je volgt scope, planning, budget, risico’s en baten op en stuurt bij waar nodig.

• Je ondersteunt en coacht projectleiders bij de realisatie van hun projecten.

• Je zorgt voor transparante voortgangsrapportering en een duidelijke opvolging van KPI’s.

Profiel

Opleiding en ervaring

• Je beschikt over een masterdiploma of bent gelijkwaardig door ervaring.

• Je hebt minimaal 8 tot 10 jaar relevante professionele ervaring, waarvan minstens 5 jaar in programma- of portfoliomanagement.

• Je hebt ervaring met strategische en digitale transformatieprogramma’s en weet hoe je complexe verandertrajecten van strategie naar realisatie brengt.

• Je beschikt over diepgaande kennis van en hands-on ervaring met AI-toepassingen in uiteenlopende contexten. Je volgt de AI-(r)evolutie op de voet en ziet voortdurend nieuwe mogelijkheden, maar weet ambitie en creativiteit ook in balans te brengen met haalbaarheid, toegevoegde waarde en concrete implementatie.

• Ervaring binnen een innovatieve onderzoeksomgeving is een belangrijke plus.

Kennis en expertise

Vereist

Je beschikt over sterke kennis en ervaring op het vlak van:

• strategisch programmamanagement;

• portfolio- en projectmanagement;

• change management;

• businessprocesmanagement;

• stakeholdermanagement.

Sterke troeven

Daarnaast is kennis of ervaring in een of meerdere van de volgende domeinen een sterke troef:

• Digitalisering en digitale werkplekken;

• Data & Analytics;

• Enterprise Architecture;

• Data Governance;

• Agile en hybride projectmethodieken.

Competenties

Leiderschap en invloed

• Je weet mensen te verbinden en in beweging te krijgen zonder daarbij te moeten terugvallen op hiërarchische macht.

• Je inspireert, creëert richting en weet anderen mee te krijgen in verandering.

• Je kunt constructief omgaan met weerstand en tegengestelde belangen.

• Je beschikt over een sterke organisatiesensitiviteit en begrijpt hoe beslissingen, belangen en dynamieken binnen een complexe organisatie op elkaar inspelen.

Resultaat- en impactgerichtheid

• Je stelt duidelijke prioriteiten en bewaakt de focus op initiatieven die daadwerkelijk impact en businesswaarde creëren.

• Je bent besluitvaardig en zorgt ervoor dat plannen en ideeën worden omgezet in concrete resultaten.

• Je houdt overzicht over meerdere parallelle initiatieven en weet wanneer bijsturing nodig is.

Samenwerking en communicatie

• Je bent een natuurlijke bruggenbouwer tussen business, Digital & Data, ICT en andere betrokken partijen.

• Je beweegt vlot tussen stakeholders op directie-, management- en operationeel niveau.

• Je communiceert helder en overtuigend en weet complexe materie begrijpelijk en relevant te maken voor verschillende doelgroepen.

Strategisch inzicht

• Je schakelt vlot tussen langetermijnvisie en concrete uitvoering.

• Je ziet verbanden en afhankelijkheden tussen initiatieven en herkent nieuwe opportuniteiten.

• Je denkt vanuit businesswaarde en organisatie brede impact en weet technologische mogelijkheden daaraan te koppelen.

Positionering

Je rapporteert hiërarchisch aan de Impact Manager, verantwoordelijk voor het PMO, en projectmatig aan de Sponsor Digital First (CEO).

In deze rol werk je nauw samen met:

• het directieteam;

• Digital & Data;

• ICT BSS;

• Human Capital;

• Corporate Services;

• Business Owners;

• Enterprise Architecture;

• project- en programmaleiders.

Ons aanbod

• Een uitdagende functie binnen een innovatieve onderzoeksorganisatie met internationale reputatie.

• Een competitief salarispakket met verschillende extralegale voordelen en een flexibel vakantiesysteem.

• Een werkomgeving waar professionele ontwikkeling en samenwerking centraal staan.

• Werken op kantoor kan gecombineerd worden met thuiswerk of vanuit andere VITO locaties in Vlaanderen.