Facility & Operations Coordinator

VITO, een Europees toponderzoekscentrum met 1300 medewerkers, zet dagelijks wetenschappelijke inzichten om in baanbrekende technologische innovaties, AI-oplossingen en beleidsadvies. Dat doen we met één objectief: onze wereld een toekomst geven om naar uit te kijken.

Als Facility & Operations Coordinator ben je de spilfiguur die onze facilitaire processen naar een hoger niveau tilt. Je combineert strategisch inzicht met een pragmatische aanpak: je draagt bij aan de visie, optimaliseert processen en zorgt voor een efficiënte uitvoering van facilitaire diensten. Je coördineert domeinen zoals fleetbeheer, groenbeheer en technische/civiele werken en werkt nauw samen met interne collega’s en externe partners. Zelfstandig kleinere problemen oplossen? Dat doe je graag, maar je weet ook perfect wanneer je anderen moet inschakelen.

Een greep uit jouw verantwoordelijkheden:

• Strategie: je draagt bij aan de strategie van de facilitaire diensten zodat deze de doelen van het FTS-team en van VITO ondersteunt.

• Procesoptimalisatie: je bekijkt de lopende processen, identificeert ontbrekende elementen en zet optimalisaties en automatisaties op.

• Digitalisering: je werkt mee aan de digitalisering van de diensten van het FTS-team waaronder het Facility Management-systeem, zodat het systeem de dienst en jouw werkzaamheden op optimale wijze ondersteunt.

• Je bent verantwoordelijk voor fleet, groenbeheer en schoonmaak.

• Je bent het aanspreekpunt voor onze leveranciers  en volgt de samenwerking op, al dan niet via SLAs.  

• Gebouwen en domein: je kijkt met een open en pro-actieve blik naar onze gebouwen, het domein en zijn infrastructuur; dit kan bijvoorbeeld gaan over parkeerplaatsen en laadpalen, het warmtenet, enz. Je detecteert mogelijke verbeteringen en stelt oplossingen voor.

• Stakeholdermanagement en communicatie: je zorgt dat je stakeholders steeds op de hoogte zijn van de laatste ontwikkelingen en speelt in op onvoorziene omstandigheden. Je handelt hierbij zowel pragmatisch als empathisch. Je werkt nauw samen met verschillende interne diensten en externe leveranciers.

• Kwaliteits- en veiligheidsbewaking: je volgt de naleving van risicoanalyses en milieu- en veiligheidsvoorschriften op.

Het FTS-team werkt met een permanentieregeling om snel te kunnen schakelen bij problemen of storingen. Als Facility & Operations Coordinator stap je mee in het permanentiesysteem waarbij je gemiddeld 8 keer per jaar een week van dienst bent om technische alarmoproepen te behandelen.

• Masterdiploma, in een technische of Facility Management-gerelateerde richting.

• Je hebt minstens 5 jaar ervaring in een gelijkaardige rol.

• Kennis van, of ervaring met, risicoanalyses en het bewaken van milieu- en veiligheidsvoorschriften is een pluspunt.

• Sterke communicatieve, klantgerichte vaardigheden.

• Gezien de permanentiedienst, waarbij je binnen een half uur verwacht wordt te Mol, ben je woonachtig in de bredere omgeving.

Je coördineert graag, kan goed processen opzetten en prioriteiten beoordelen en kan perfect inschatten wanneer je bepaalde (externe) collega’s kan inschakelen. Je bent een actief persoon, houdt van afwisseling en steekt ook graag de handen uit de mouwen. Ad hoc opdrachten en het snel schakelen bij storingen of problemen zorgen er voor dat elke dag er anders uitziet en geven jou de nodige energie.

Aanbod

• Een aantrekkelijk salarispakket aangevuld met extralegale voordelen zoals vergoedingen, verzekeringen en een moduleerbaar pakket aan vakantiedagen.

• Wij werken activiteiten-gebaseerd: onze activiteiten bepalen onze werkplek. Voor deze functie zal je voornamelijk aanwezig zijn op onze (hoofd)site te Mol. Verplaatsingen naar onze locaties te Antwerpen-Berchem, Genk, Leuven en Oostende zijn eerder sporadisch.

• Innovatie is onze kernwaarde, we geven onze medewerkers de kans om zich bij te scholen en bij te blijven binnen hun vakgebied, meer nog; we verwachten dit.

• Een functie in een vooraanstaande, klantgerichte organisatie op het vlak van innoverend technologisch onderzoek en wetenschappelijk onderbouwde adviesverlening.

• De mogelijkheid bij te dragen aan duurzame ontwikkeling en mee te werken om Vlaanderen internationaal als actieve kennisregio op de kaart te zetten.