Coördinator Aankoopdienst - Specialist Overheidsopdrachten

Als Europees toponderzoekscentrum zet VITO met 1300 medewerkers wetenschappelijke inzichten om in baanbrekende technologische innovaties, AI-oplossingen en beleidsadvies. Dat doen we met één objectief: onze wereld een toekomst geven om naar uit te kijken. 

Om deze transitie naar een duurzame wereld te faciliteren, wordt de organisatie gesterkt door verschillende ondersteunende diensten. Voor onze dienst Procurement zijn we momenteel op zoek naar een coördinator met kennis van, en ervaring met,  de wet op overheidsopdrachten. 

In deze functie rapporteer je rechtstreeks aan de Manager Procurement and Legal en sta je samen met je collega’s in voor de aankopen die VITO als publiekrechtelijke onderzoeksinstelling in de markt zet.    

Doel van de functie

De Coördinator Aankoopdienst staat in voor de organisatie, coördinatie en verdere professionalisering van de aankoopdienst binnen een context van overheidsopdrachten.

De functie combineert een coördinerende rol met een operationele verantwoordelijkheid voor het zelfstandig opmaken, begeleiden, analyseren en evalueren van overheidsopdrachten conform de geldende wetgeving.

De coördinator zorgt ervoor dat aankoopproces vlot, efficiënt, transparant en marktconform verloopt binnen het wettelijk kader en ondersteunt interne diensten bij complexe aankoopdossiers.

Kernverantwoordelijkheden

1. Coördinatie

• Coördineren van de aankoopdossiers: hieronder valt de verdeling van de aanvragen over de aankopers en het bewaken van het overzicht en de voortgang van de lopende aanbestedingen.

• Fungeren als aanspreekpunt voor interne klanten en externe leveranciers met betrekking tot de operationele werking.

• Het bepalen van de prioriteiten en de nood aan raamovereenkomsten in overleg met de manager.

• Mee uitwerken van een aankoopbeleid en strategische aankoopinitiatieven.

• De toepassing van de aankoopprocessen en administratieve workflows mee bewaken.  

• De voorbereiding van rapporteringen zowel intern als extern samen met de manager stroomlijnen.

• Bewaken van de teamdoelstellingen, de workload en de efficiëntie.

• Opvolgen van prestaties via doelstellingen en vertalen van resultaten naar gerichte acties.

2. Beheer van overheidsopdrachten

• Het in kaart brengen van de aankoopnoden en het voeren van het marktonderzoek in aanloop naar een aanbestedingsprocedure.

• Nauwe samenwerking met diverse interne stakeholders vanuit de verschillende onderzoeksunits en de centrale diensten.  

• Zelfstandig opstellen van bestekken en aanbestedingsdocumenten.

• Kiezen van de geschikte plaatsingsprocedure en motiveren van keuzes.

• Publiceren en administratief opvolgen van overheidsopdrachten via de relevante platformen (bv. e-Procurement).

• Opstellen van gunningscriteria, selectiecriteria en contractvoorwaarden.

• Analyseren en vergelijken van offertes op technisch, administratief en financieel vlak.

• Opstellen van evaluatieverslagen en gunningsvoorstellen.

• Adviseren van interne stakeholders bij leverancierskeuze en contracttoekenning.

• Onderhandelen binnen de wettelijke mogelijkheden.

• Bewaken van kwaliteit, prijs, risico’s en leveringsvoorwaarden.

• Relatieopbouw met key suppliers van raamovereenkomsten die VITO in de markt heeft gezet. 

• De verwerving van optimale kennis van producten.

• Het opvolgen van prijsevoluties, de opmaak van actieplannen en prioriteiten rekening houdend met kostenefficiëntie, kennisdeling, waardecreatie, duurzaamheid en innovatie.

• Actief identificeren van commerciële opportuniteiten, analyseren van spend en marktprijzen, en realiseren van aantoonbare procurement savings via onderhandeling, consolidatie, standaardisatie en strategische sourcing, binnen de grenzen van het wettelijk kader.

• Administratief correct beheer van het volledige aankoopdossier binnen het wettelijk kader.

Kennis en ervaring

• (Minimaal) Master-diploma of gelijkwaardig door ervaring (in een relevante richting). 

• Grondige kennis van de Belgische wetgeving overheidsopdrachten.

• Ervaring met het opstellen en beheren van overheidsopdrachten idealiter in de publieke sector, doch dit is geen vereiste.

• Ervaring met het schrijven van bestekken en het evalueren van offertes.

• Kennis van en ervaring met e-Procurementplatformen en aankoopprocessen.

• Communicatief sterk in het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk. 

• Ervaring in een coördinerende rol is een pluspunt.

• Je functioneert optimaal in teamverband en deelt je kennis en ervaring met je collega’s. Je vindt het fijn om meerdere gelijklopende dossiers op te volgen en je kan goed omgaan met de bijhorende complexiteit.  

• Je stelt je kritisch op, bent pragmatisch en gaat klantgericht te werk. Hiernaast ben je hands-on, collegiaal en positief ingesteld. Je gaat graag analytisch aan de slag en weet commercieel te schakelen. 

Aanbod 

• Een competitief salaris aangevuld met verschillende extralegale voordelen waaronder vergoedingen, verzekeringen, moduleerbaar pakket vakantiedagen. 

• Wij werken ‘activity based’, onze activiteiten brengen ons naar onze locatie. Ons hoofdkantoor en tevens standplaats voor deze functie is in Mol, hier connecteren we minimaal 3 dagen per week. Deeltijds werken vanuit huis of een satellietkantoor in Antwerpen-Berchem, Gent, Genk, Leuven of Oostende is mogelijk.