Teamleader Project Management Office

This position requires proficiency in Dutch; therefore, there is no English vacancy available.

VITO is een gangmaker in de duurzaamheidstransitie voor zowel industrie als overheden in binnen- en buitenland. We staan onze klanten met raad en daad bij in hun zoektocht naar werkbare oplossingen voor de vraagstukken van vandaag en morgen. Binnen VITO zijn we vandaag op zoek naar een teamleader voor het Project Management Office in één van onze business units. Als teamleader ben jij -samen met je team van project support officers- mee de drijvende kracht achter de succesvolle uitvoering van projecten. Je staat in voor het professioneel en pro-actief operationeel management (beheer van processen en opvolging van de middelen) van het groeiende portfolio van de business unit. Naast het project office team, organiseer je het management assistant team van de business unit, en stuur je dit team aan.

Je doel is om het projectmanagement binnen de unit continu te optimaliseren, ondersteunen en zo efficiënt mogelijk te laten verlopen met het oog op een vlotte unit- en projectwerking, én een kwaliteitsvolle business reporting.

Functie

• Operationeel Management
  • Je bent mee verantwoordelijk voor het operationeel management (beheer van processen en opvolging van de middelen) van de projecten en werkt hiervoor nauw samen met de managers in de unit.
  • Je zorgt met je team voor een correcte registratie en opvolging van de projecten en budgetten in het ERP systeem.
• Project- en procesmanagement
  • Je zorgt voor een consistente opzet en gealigneerde praktijk van de (project- en wervings-)processen, -tools, -templates, -rapportering, en -governance in de business unit.
  • Je inventariseert best practices op organisatieniveau en werkt aan richtlijnen in overleg met je collega PMO teamleaders en collega’s en managers van de business support diensten (controlling, legal departement, research office, contractadministratie, informatica,…)
  • Je zorgt mee voor de ontwikkeling van de project management skills in de organisatie en stuurt op continue verbetering en alignering.
• Leiderschap en Projectbeheer
  • Je coacht en stuurt het team van administratieve en -project support medewerkers van de unit.
  • Je ondersteunt het (project)portfolio van de unit en volgt met je team de projectstatus, deliverables, risico’s en deadlines op om zo mee te verzekeren dat de projecten kwalitatief en volgens afspraken worden opgeleverd. In functie hiervan neem je deel aan ‘high demand’ projectvergaderingen.
  • Je bent SPOC voor het unit management en de centrale diensten voor de projectondersteuning in de brede zin.
  • Je rolt in nauwe samenwerking met de centrale diensten, de financiële en human resources kalender uit in de unit. Je neemt de leiding bij de processen van budgettering, forecasts (kwartaal, jaar) en periodieke business reportings.
  • Je zorgt, met input van de managers in de unit, voor de capaciteitsplanning en je kent de noden. Dit voor zowel de lopende als toekomstige projecten en je adviseert het management over te nemen acties. Je creëert tools die ervoor zorgen dat verschillende actoren kunnen bijdragen aan die capaciteitsplanning op een uniforme en eenvoudige manier.
• Rapportering, Analyse en Advies
  • Je bent verantwoordelijk voor de business controlling en rapportering van de unit en hierin ondersteun en adviseer je het management.
  • Je kent de (rapporterings-)vereisten van de verschillende klantengroepen en verzekert dat op een kwalitatieve manier aan de klant specifieke vereisten wordt voldaan. Dit van in de offertefase, tijdens de projectuitwerking, bij de rapportering en in de nazorgfase. Je zorgt mee voor het opzetten van KPI’s en dashboards, volgt deze op, analyseert cijfers en trends, en zorgt voor een kwalitatieve analyse en aanbevelingen aan het unit management en directie.

• Je hebt een masterdiploma in een relevante richting én beschikt over uitstekende projectmanagementvaardigheden.
• Je hebt een uitgebreide ervaring in succesvol projectmanagement. Indien je een projectmanagement certificaat behaalde, is dit een pluspunt.
• Daarnaast heb je ervaring in business controlling en reporting (inclusief het uitwerken en opzetten van dashboards) en werk je vlot met ERP- en reportingtools.
• Je bent een gedreven peoplemanager, hebt oog voor talent en ondersteunt de ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid van je team.
• Je bent uitermate sterk in plannen, organiseren en opvolgen van activiteiten en processen. Met deze organisatorische en procesgerichte vaardigheden ga je aan de slag voor jezelf, je team en bij uitbreiding de unit.
• Je hebt een pro-actieve ingesteldheid en bent analytisch sterk. Je bent contact- en communicatievaardig.
• Je bent zeer samenwerkingsgericht en werkt vlot op alle niveaus in de organisatie en over de grenzen van de eigen entiteit.
• Talenkennis: het Nederlands en het Engels.

Interesse? Solliciteren kan tot en met 1 april 2024!

Offer

• Een aantrekkelijk salarispakket aangevuld met extralegale voordelen zoals vergoedingen, verzekeringen en een moduleerbaar pakket aan vakantiedagen.
• Een grote vrijheid en flexibiliteit in je job die je in staat stellen om een mooie work-life balance te bekomen.
• Een functie in een vooraanstaande klantgerichte organisatie op het vlak van innoverend technologisch onderzoek en wetenschappelijk onderbouwde adviesverlening.
• De mogelijkheid mee te werken om Vlaanderen internationaal als actieve kennisregio op de kaart te zetten en bij te dragen aan duurzame ontwikkeling.
• Innovatie is onze kernwaarde, we geven onze medewerkers de kans om zich bij te scholen en bij te blijven binnen hun vakgebied, meer nog; we verwachten dit.