No English vacancy text available, because good knowledge of Dutch is required.

VITO is een Vlaamse onafhankelijke onderzoeksorganisatie op het gebied van cleantech en duurzame ontwikkeling. Ons doel? De transitie versnellen naar een duurzame wereld.

Bij VITO streven we naar een maatschappij waarin duurzaamheid de norm is. We werken daarvoor wereldwijd aan projecten die een impact hebben op de transitie naar een duurzame samenleving. We innoveren met technologische oplossingen en delen actief onze kennis met bedrijven en overheden. Wil jij mee het verschil maken?

Voor ons kantoor in Antwerpen-Berchem zijn we op zoek naar een Office Coordinator. Je bent het eerste aanspreekpunt voor alle bezoekers en medewerkers op het kantoor en zorgt voor de coördinatie van de beschikbare ruimtes. Je zorgt er voor dat alle materialen steeds voor handen zijn en de geplande vergaderzalen goed zijn uitgerust. Door jouw proactiviteit kunnen medewerkers zorgeloos hun activiteiten opstarten. Bij vragen van bezoekers of medewerkers, help je hen verder, kijk je mee naar gepaste oplossingen of zoek je de juiste interne collega die kan verderhelpen.

Jouw taken:

• Je ontvangt bezoekers, biedt hen een warm welkom en helpt hen efficiënt verder.
• Je bent het aanspreekpunt voor medewerkers van VITO; daar VITO Berchem één van onze satellietkantoren is, zal je veel verschillende collega’s ontmoeten die, dan wel sporadisch, of wekelijks, in Berchem telewerken.
• Je verwerkt de inkomende oproepen en e-mails en helpt de oproeper of zender klantgericht verder.
• Je beheert de kantoorbenodigdheden, volgt de voorraad op, plaatst bestellingen en zorgt voor de facturatieopvolging
• Je beheert de vergaderzalen en -aanvragen en verzorgt de logistieke omkadering van meetings (klaarzetten en opruimen van de zalen, lunchbestellingen coördineren en klaarzetten van broodjes in de vergaderzalen ,…).
• Je staat in voor het gebouwbeheer van het kantoor in Berchem; je bent contactpersoon voor de verschillende logistieke bedrijven en houdt contact met de gebouweigenaar, schoonmaakfirma, bewakingsfirma, sanitair bedrijf, parkeerbeleid, Technische dienst VITO,… omtrent lopende zaken en/of herstellingen.

Hiernaast biedt je administratieve ondersteuning aan de dienst Scientific Relations en Algemene Diensten:

• Je zorgt voor de opvolging en rapportering van SCI publicaties.
• Je plant, organiseert en biedt praktische ondersteuning bij diverse lokale aangelegenheden, zoals PhD jury’s en adviesraden.
• Je plant, organiseert en biedt praktische ondersteuning bij VITO-lunchtalks.
• Je biedt ondersteuning bij de opmaak van nieuwsbrieven.

• Je beschikt over een bachelor diploma in een relevante richting of bent gelijkwaardig door ervaring.
• Je hebt een goede kennis van MS Office.
• Je spreekt en schrijft vlot in het Nederlands en het Engels.

Je bent het eerste contactpunt van VITO in Berchem. Je bent klantgericht, vlot en professioneel in de omgang. Je bent administratief sterk onderlegd en kan zeer zelfstandig werken. Als aanspreekpunt voor bezoekers, medewerkers of bellers, krijg je verschillende vragen of verzoeken te verwerken. Je vindt het fijn om ad hoc zaken op te lossen, bent stressbestendig en sterk organisatorisch ingesteld. Gezien de onthaalfunctie verwachten we een dagelijkse aanwezigheid op de locatie met een starttijd tussen 7u30 en 8u.

Offer

• Een aantrekkelijk salarispakket aangevuld met extralegale voordelen zoals vergoedingen, verzekeringen en een moduleerbaar pakket aan vakantiedagen.
• Wij werken ‘activity based’, onze activiteiten brengen ons naar onze locatie. Voor deze functie is je vaste standplaats Antwerpen-Berchem. Ons hoofdkantoor is in Mol; hiernaast hebben we satellietkantoren in Antwerpen-Berchem, Gent, Genk en Oostende.
• Innovatie is onze kernwaarde. We geven onze medewerkers de kans om zich bij te scholen en bij te blijven binnen hun vakgebied. Meer nog, we verwachten dit.
• Je zal deel uitmaken van een organisatie met een internationale reputatie, bekend om haar geavanceerd technologisch onderzoek en wetenschappelijke consultancy.