Skip to content

Office Assistant Intellectual Property

Mol, BelgiumSupport

Job description

VITO is een Vlaamse onafhankelijke onderzoeksorganisatie op het gebied van cleantech en duurzame ontwikkeling. Ons doel? De transitie versnellen naar een duurzame wereld.

Bij VITO streven we naar een maatschappij waarin duurzaamheid de norm is. We werken daarvoor wereldwijd aan projecten die een impact hebben op de transitie naar een duurzame samenleving. We innoveren met technologische oplossingen en delen actief onze kennis met bedrijven en overheden.

Binnen de IP-afdeling van R&D en Valorisatie zijn we momenteel op zoek naar een Office Assistant Intellectual Property. In deze rol assisteer je de collega’s binnen de IP-afdeling bij alle formaliteiten die te maken hebben met het indienen en het opvolgen van octrooien en handelsmerken. Het dossier omtrent een octrooi of handelsmerk vraagt verschillende en uiteenlopende acties die nauwgezet opgevolgd dienen te worden. Deze acties lopen onder andere van registratie op de juiste platformen, naar het verzamelen van informatie, documenten en de nodige handtekeningen, tot het verder distribueren van informatie.

Jouw werkzaamheden:

  • Opstarten, opvolgen en afsluiten van de octrooi- en handelsmerkdossiers.
  • Opvolgen en onderhouden van de centrale mailbox van de IP-afdeling
  • Raadplegen en aanvullen van databanken, database- en applicatiespecifieke folders, met alle inkomende informatie.
  • Opvolgen van de actielijst die, door middel van jouw input in het systeem, aangeeft welke acties die week in de dossiers moeten gebeuren.
  • Contact onderhouden en opnemen met externe kantoren (agenten) die instaan voor de effectieve indiening en het doorlopen van de verleningsprocedure van de octrooien en handelsmerken.
  • Contact onderhouden en opnemen met interne diensten en collega’s om de nodige informatie te verzamelen en hen op de hoogte te brengen van de lopende dossiers.
  • Verwerken en archiveren van inkomende communicatie (post, e-mail, telefoon, fax,...)
  • Voorbereiden rapportages via de beschikbare rapporteringstools.
  • Algemene administratieve ondersteuning van de afdeling

Job requirements

  • Je beschikt over een Bachelor-diploma, bij voorkeur in een administratieve of juridische richting, of gelijkwaardig door ervaring.
  • Ervaring met octrooi- of handelsmerkdossiers, het EOB of het WIPO, is een pluspunt, geen vereiste.
  • Je communiceert op een professionele manier in het Nederlands en Engels, zowel gesproken als geschreven. Een uitstekende kennis van het Engels is noodzakelijk.
  • Je kan vlot overweg met de courante MS Office pakketten en kan je snel inwerken in nieuwe softwarepakketten en online platformen
  • Je bent leergierig en wil je onderdompelen in de kennis en procedures omtrent octrooi- of handelsmerkdossiers.


Simultaan lopen er verschillende dossiers, die qua duurtijd meerdere jaren lopen. Je bent dan ook sterk in het houden van overzicht en kan je goed organiseren. Je wordt hierin ondersteund door een intern systeem dat, op basis van jouw input, de nodige acties genereert. Je bent nauwgezet, hebt een sterk verantwoordelijkheidsgevoel en je bent toegewijd aan het leveren van kwaliteitswerk. Hiernaast ben je discreet en weet je dossiers op vertrouwelijke wijze te behandelen. Enerzijds ga je graag zelfstandig aan de slag; je organiseert jezelf en neemt jouw taken proactief op. Anderzijds treed je ook graag in contact met anderen; informatie verzamelen en delen, vragen stellen en beantwoorden. In deze functie ben je een spilpunt tussen verschillende partijen.


Aanbod

  • Een aantrekkelijk salarispakket aangevuld met extralegale voordelen zoals vergoedingen, verzekeringen en een moduleerbaar pakket aan vakantiedagen.
  • Wij werken ‘activity based’, onze activiteiten brengen ons naar onze locatie. Ons hoofdkantoor is in Mol. Hybride / Deeltijds werken van thuis uit of een satellietkantoor in Antwerpen-Berchem, Gent, Genk of Oostende is mogelijk.
  • Innovatie is onze kernwaarde. We geven onze medewerkers de kans om zich bij te scholen en bij te blijven binnen hun vakgebied. Meer nog, we verwachten dit.
  • Een functie in een vooraanstaande, klantgerichte organisatie op het vlak van innoverend technologisch onderzoek en wetenschappelijk onderbouwde adviesverlening.
  • De mogelijkheid bij te dragen aan duurzame ontwikkeling en mee te werken om Vlaanderen internationaal als actieve kennisregio op de kaart te zetten.

or