Project Support Officer

This position requires proficiency in Dutch; therefore, there is no English vacancy available

Om onze groeiende ploeg onderzoekers binnen VITO/EnergyVille nog beter te ontzorgen en onze interne processen verder te professionaliseren, zoeken we een bijkomende Project Support Officer.

Greep uit je verantwoordelijkheden:

1.PMO centrale administratieve coördinatie van projectwerving

• Je beheert de volledige administratieve flow van offertes, projectaanvragen en openbare aanbestedingen.

• Je voert een gedetailleerde screening uit van tenderdocumenten en onderzoeksoproepen op administratieve vereisten en deadlines.

• Je verzamelt en controleert gegevens van partners en subcontractors en ziet toe op correcte vormvereisten.

• Je werkt nauw samen met de commercieel verantwoordelijken en de centrale diensten om conforme indiening te garanderen.

• Je registreert en beheert alle informatie in ERP en CRM volgens PMO standaarden.

• Je bewaakt overzicht, prioriteiten en tijdslijnen, en ondersteunt bij de rapportering over lopende wervingstrajecten.

2. Ondersteuning van projectmanagers bij start en uitvoering

• Je ondersteunt projectmanagers bij het invoeren, aanpassen en bewaken van projectbudgetten in ERP.

• Je biedt ondersteunende administratieve begeleiding voor complexe projecten (partners, contracten, internationale context, financieringsstructuren).

• Je coördineert administratieve en budgettaire rapportering in lijn met PMO standaarden.

• Je volgt juridische administratieve elementen op (NDA’s, subcontractors, consortium agreements) volgens interne PMO procedures.

• Je zorgt voor up to date projectdocumentatie en correcte registratie in projecttools.

Je rapporteert aan onze PMO teamlead en hebt regelmatige afstemming met je PMO collega’s en business developers en de projectenmanagers binnen de unit. Tevens ben je in nauw overleg met onze VITO centrale ondersteunende diensten (contractadministratie, juridische dienst, etc.).

• Nauwkeurigheid en resultaatsgerichtheid zijn eigenschappen die jou goed omschrijven.

• Je bent stressbestending en weet je vlot aan te passen in een wijzigende context.

• Je hebt een bachelor diploma en hebt bij voorkeur ervaring in een administratieve en/of commerciële functie in een projectomgeving.

• Ervaring met ERP en CRM systemen is een pluspunt.

• Ervaring met publieke aanbestedingen is een plus.

• Je bent een flexibele teamspeler die ook zelfstandig opdrachten tot een goed einde weet te brengen.

• Je hebt een zeer goede kennis van het MS Office-pakket.

• Je bent communicatief en spreekt en schrijft vloeiend Nederlands en Engels.

Offer

• We werken binnen VITO 'activiteiten gebaseerd'. Werklocatie in geval van fysieke aanwezigheid is Mol of Genk. Hybride werken en/of werken in een ander VITO kantoor in Antwerpen-Berchem, Gent, Oostende, Kortrijk of Leuven is mogelijk.

• Een aantrekkelijk salarispakket aangevuld met extralegale voordelen zoals vergoedingen, verzekeringen en een moduleerbaar pakket aan vakantiedagen.

• Innovatie is onze kernwaarde, we geven onze medewerkers de kans om zich bij te scholen en bij te blijven binnen hun vakgebied, meer nog; we verwachten dit.

• De mogelijkheid om deel uit te maken van een organisatie met een internationale reputatie, die bekend staat om haar geavanceerde technologische onderzoek en wetenschappelijk advies.