Project Support Officer

This position requires proficiency in Dutch; therefore, there is no English vacancy available

Om onze groeiende ploeg medewerkers binnen VITO/EnergyVille nog beter te ontzorgen en onze interne processen verder te professionaliseren, zoeken we een bijkomende administratief medewerker projectwerving.

Greep uit je verantwoordelijkheden:

Je voornaamste taak bestaat uit de administratieve coördinatie van de projectwerving:

• Je bent verantwoordelijk voor de administratieve coördinatie van projectwerving, dit omvat zowel offertes voor industrie en (Europese) overheden als onderzoeksvoorstellen / subsidieaanvragen. Dit steeds in samenwerking met onze commercieel verantwoordelijken en project managers.
• Voor de geselecteerde tenders en onderzoekscalls, zorg je voor een uitvoerige screening van de tenderdocumenten en onderzoekscalls op administratieve vereisten, waarbij je zelfstandig alle documenten verzamelt van partners en subcontractors, en daarbij de vormvereisten bewaakt.
• Je bent de verbindingspersoon met VITO Contract Office ten einde offertes en onderzoeksvoorstellen/subsidieaanvragen conform procedures in te dienen. 
• Je vraagt ook de gunningsverslagen op bij de klant en verwerkt de aanwezige informatie in een rapport voor bespreking op commerciële vergadering.
• Je houdt het CRM en ERP systeem up-to-date (contactbeheer, documentbeheer, administratieve flow, budgetten).
• Je neemt deel aan en staat in voor de verslaggeving van onze commerciële vergaderingen en de opmaak van de maandelijkse commerciële rapportering.
• Je bewaart het overzicht van alle lopende offertetrajecten, je zorgt voor de maandelijkse rapportering van de commerciële cijfers, en zorgt voor de opvolging van de offertes in ons ERP systeem.

Daarnaast heb je een beperkte rol in de administratieve ondersteuning tijdens de projectstart en -uitvoering, bedoeld om de onderzoekers en het management te ontzorgen door het verzorgen van de niet-inhoudelijke omkadering van projecten.

• Je focus ligt daarbij op ondersteuning van de project manager bij complexe projecten, cf. met meerdere partners, met een complexe financieringsstructuur, nieuwe opdrachtgevers, internationale context,…
• Meer specifiek sta je in voor:
  • Coördinatie van de rapportering door partners op basis van rapporteringsformats (budgettair, administratief).
  • Het invoeren, kwaliteitscontrole en aanpassen van budgetten in VITO’s ERP-systeem.
  • Opvolgen van juridische aspecten m.b.t. contracten, subcontractors, consortium agreements, NDA’s, etc. op basis van bepaalde procedures en in overleg met de interne diensten.

Je rapporteert aan onze PMO teamlead en hebt regelmatige afstemming met je PMO collega’s en de projectenmanagers en business developers binnen de unit. Tevens ben je in nauw overleg met onze VITO centrale ondersteunende diensten (contractadministratie, research office, etc.).

• Nauwkeurigheid en resultaatsgerichtheid zijn eigenschappen die jou goed omschrijven.
• Je bent stressbestending en weet je vlot aan te passen in een wijzigende context.
• Je hebt een bachelor diploma en hebt bij voorkeur ervaring in een administratieve en/of commerciële functie in een projectomgeving.
• Ervaring met ERP en CRM systemen is een pluspunt.
• Ervaring met publieke aanbestedingen is een plus.
• Je bent een flexibele teamspeler die ook zelfstandig opdrachten tot een goed einde weet te brengen.
• Je hebt een zeer goede kennis van het MS Office-pakket.
• Je bent communicatief en spreekt en schrijft vloeiend Nederlands en Engels.

Offer

• We werken binnen VITO 'activiteiten gebaseerd'. Werklocatie in geval van fysieke aanwezigheid is Genk of Mol. Hybride werken en/of werken in een ander VITO kantoor in Antwerpen-Berchem, Gent, Oostende is mogelijk.
• Een aantrekkelijk salarispakket aangevuld met extralegale voordelen zoals vergoedingen, verzekeringen en een moduleerbaar pakket aan vakantiedagen.
• Innovatie is onze kernwaarde, we geven onze medewerkers de kans om zich bij te scholen en bij te blijven binnen hun vakgebied, meer nog; we verwachten dit
• De mogelijkheid om deel uit te maken van een organisatie met een internationale reputatie, die bekend staat om haar geavanceerde technologische onderzoek en wetenschappelijk advies.